后勤物资材料采购及管理办法(试行)
发布时间: 2012-06-29 浏览次数: 1932

 

    为加强后勤物资材料采购管理工作,进一步发挥资金的使用效益,降低采购成本,优化工作流程,规范采购程序,健全监督机制,确保采购质量,根据《滨州学院招投标管理暂行办法》、《滨州学院后勤财务管理办法》,特制定本办法。
 一、管理机构
    后勤管理处成立由处长任组长、副处长任副组长、各科室(中心)负责人任成员的采购管理工作领导小组,领导小组下设办公室,顾光营同志兼任办公室主任,聂国良、李实同志任副主任。办公室下设采购与保管组和招标与监督组。
1、采购与保管组
组长:聂国良
成员:傅晓昂 裴建利 崔连平
    工作职责:建立健全采购、保管、记账管理制度;负责起草后勤管理处自身组织的大宗物资材料采购招标文件(需学校招标办招标的文件,有维修监理科负责起草);负责后勤管理处自身招标、议标前市场考察、论证工作;负责提供物资样品,供采购管理领导小组审核定样;负责后勤管理处自身批量采购和零星物资采购工作;负责与批量物资采购供货商签订购销合同;协助科室(中心)妥善解决使用过程中出现的问题;负责物资材料入库、出库工作,严格出入库手续;做到日清月结,保证帐、物相符;完成处领导临时交办的其他采购任务。
2、招标与监督组
组长:李实
成员:王振和 秦博生 刘桂芝
    工作职责:负责起草报学校招标办公室的招标文件(招标采购应包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容等);在有关职能科室提供基础数据的基础上,做好市场考察、论证工作;负责与中标单位签订购销合同(学校招标办公室招标的),并监督履行。负责后勤管理处自身组织的各种招标、议标、开标、评标工作(含工程队、施工队和服务性项目等);属后勤管理处自身招标、议标、续标的文件,由采购与保管组负责起草提供,招标与监督组在认真审核修改后,组织招标、议标、续标工作;制定零星采购和批量采购的监督办法,并对采购的全过程进行监控;负责统计结算和招标资料存档工作;负责招标工本费和合同质保金的管理工作;负责与学校招标办公室业务沟通和协调工作;完成处领导临时交办的其他采购监督与市场调研、考察任务。
二、工作原则
1、勤俭办学、厉行节约的原则。
2、统一管理,统一采购,统一财务,统一监督的原则。
3、公开透明,阳光操作的原则。
三、采购范围
1、后勤处维修经费(含中心的维修包干经费)内的各种维修、维护所需物资材料和新建项目工程材料。如水电暖维修中的水(上、下水)、电、暖材料,校舍设施维修所用的土、木、瓦等物资材料,楼宇内公共基础设施的维修耗材,校园环境设施的维护材料等。
2、校园绿化及养护所用的汽油、化肥、药剂以及苗木、花卉的购置。
3、食堂、开水房、浴室、锅炉房、绿化、水电等各种中小型设备购置(属固定资产的应办理相关录入手续)。
4、后勤处包干经费内办公用品、卫生保洁所用的垃圾袋、卫生工具等低值易耗品。
5、学生食堂使用的食用油、面粉、猪肉,大米、鸡蛋、调料等大型原材料。
物资采购要严格执行学院“经费预算审批表” 所列的项目和金额,不得突破预算。
四、工作程序
    根据后勤物资材料采购特点,分零星采购、批量采购和大宗采购。其中零星采购金额在1千元以下;批量采购金额在1千元以上、1万元以下;大宗采购金额在1万元以上。
1、零星采购
   由科室(中心)填写后勤管理处物资采购计划审批表,经分管处长同意后,报采购与保管组,安排统一采购,零星采购必须保证2人以上;物资运抵后,要经保管验收入库,对质量不合格,数量短缺的采购物资,保管有权拒绝入库签字。
2、批量采购
   每月5日前各科室(中心)将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术、质量要求提出采购计划,由科室(中心)上报分管处长批准,经处长签字后,由采购与保管组根据时间要求有计划组织采购;应急维修所需物资,可根据情况追加采购计划,按照审批程序组织采购;采购与保管组按照提交的采购计划,在进行市场调研的基础上,就同品种、同规格、同技术性能的产品最少组织三家以上厂家或供货商评议、比较,做到“货比三家”,最后确定不低于2家供货商,并签订供货合同;采购与保管组根据提供的供货厂家,按照供货合同内容要求,随时通知供货单位供货,常用物资也可由供货商入库存放,供各科室(中心)自由选择使用,保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资,有权拒绝入库签字。
 3、大宗采购
    大宗物资的采购由需求科室(中心)提交采购计划(包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容),需学校招标的报招标与监督组(维修监理科);需后勤管理处自身招标的报采购与保管组;采购与保管组负责起草后勤管理处自身招标文件后报招标与监督组,按照规定的程序逐级审批后,组织招标、议标等工作;招标或议标工作由分管处长主持,招标与监督组具体负责实施,招投标评委由后勤管理处、财务处、审计处、纪检监察部门、使用单位等负责人员和专业技术人员组成。
五、出入库管理
    采购的所有物资材料必须先入库再出库。采购与保管组设物资材料总保管员1人,负责物资材料的验收、入库、出库工作,建立保管帐,做好登记。为方便工作,各科室(中心)可设立物资材料周转仓库,并设仓库管理员1人,负责本科室(中心)有关应急物资的储备和日常维修材料的管理。
1、材料入库必须由总保管员验质验量后填写入库单入库,入库单一式三份,一份存根、一份仓库记账、一份财务记账;建立保管帐,否则不予出库和结算。
 2、材料出库由材料使用部门填写领料单,领料单一式三份,一份存根、一份仓库留存、一份财务记账;总保管员认真填写出库单,并履行领取人及科室(中心)负责人签字手续。
3、每月月底,后勤处保管员和各科室(中心)的保管员将出库、入库单进行汇总,根据汇总情况进行库存盘点,并出具当日库存表。
六、结算管理
严格执行《后勤管理处报账管理办法》,采购物资材料要及时报账结算,除需要扣除部分质保金外,不拖不欠。
1、后勤各项经费的支出实行“一支笔”审签制度。
2、采购物资材料必须索要合法凭证,否则不予报销。
3、报销时,必须有经办人、科室负责人、分管处长、处长签字后方可报销。
4、采购的材料用款额度较大的,必须用转帐支票支付货款,尽可能不使用现金。
5、报销时除持合法的报销凭证外,必须附物资材料总保管员入库单。
七、工作要求
1、提高认识。按照建设节约型校园和《滨州学院2012年反腐倡廉建设工作任务分工意见》的要求,在学校财务形势异常严峻的情况下,进一步树立主人翁意识和厉行节约、勤俭办学的思想,勒紧腰带过日子,艰苦奋斗办大学,严格后勤财务管理,压缩后勤经费开支,切实加强对修缮、物资采购等管理和监督,确保每一分钱都要花在刀刃上。
2、严肃工作纪律。采购领导小组办公室人员要认真负责,廉洁自律,做到公开、透明,阳光操作,要严肃采购纪律,做到优质、及时、安全、准确采购,否则,根据造成的损失程度给予相应的纪律处分。
3、加强规范管理。仓库保管员要根据财务制度的要求建立材料物资、低值易耗品明细账簿,严格出入库手续。严格采购、验收、领用的管理,落实岗位牵制制度,采购员、保管员、记账员有不同人员担任。设置“库存材料”总账账户进行会计核算,期末定期清查、对账,做到账账相符、账实相符。